Struktur des Briefkopfs

Die Angaben im Briefkopf geben der Kundin, dem Kunden Orientierung. Welcher Bereich der SVA Zürich schreibt? Wir nennen deshalb bereits im Briefkopf unter der Wortmarke das konkrete Thema, um das es im Brief geht. IV-Stelle, Ausgleichs­kasse und Familien­ausgleichs­kasse haben zwei Informations­zeilen, alle anderen nur eine.

Wir unterscheiden beim Briefkopf zwischen persönlichem Absender und unpersönlichem Absender. Der Standard für Word-Briefe ist die persönliche Signatur. Wir nennen im Briefkopf Vorname und Name der zuständigen Mitarbeiterin, des zuständigen Mitarbeiters sowie die persönliche Telefonnummer und die persönliche E-Mail-Adresse. Wo im Geschäftsprozess Vorlagen mit unpersönlichem Briefkopf eingesetzt werden, entscheidet die Kernprozessleitung.

Abschluss des Briefes

Wir schliessen Briefe mit der vertrauten Grussformel ab, gefolgt von «SVA Zürich» und der ein- oder zweiteiligen Absenderinformation. Dazu kommt in jedem Fall – auch bei unpersönlichem Briefkopf – der Name der Verfasserin, des Verfassers des Schreibens (allenfalls mit akademischem Titel) und ihre oder seine Funktion.

Outlook-Betreff und -Signaturen

Betreff: Ein Merkmal unserer Briefe ist der zweizeilige Betreff. Am Prinzip halten wir auch in der elektronischen Kommunikation fest. Da in der Betreffzeile kein Zeilenwechsel möglich ist, beschränken wir uns auf den Doppelpunkt.

Signaturen: Wir schliessen E-Mails mit der vertrauten Grussformel ab. Die Signatur am Ende der E-Mail hat je nach Version folgende Elemente: «SVA Zürich», ein- oder zweiteilige Absenderinformation*, Name der Verfasserin, des Verfassers der E-Mail mit ihrer oder seiner Funktion, Telefon (Direkt oder Team), E-Mail-Adresse (persönlich oder Team), Postadresse und Website. Welche Elemente aufgeführt sind, ist verbindlich geregelt. Für externe E-Mails stehen vier Signaturen zur Verfügung, für interne zwei.