​Zweiteiliger Betreff​
Bei internen und externen E-Mails ist der Betreff immer zweiteilig zu gestalten und die beiden Teile sind durch einen Doppelpunkt zu trennen.​

Anrede​
Wo wir den Namen kennen, schreiben wir: «Guten Tag Herr oder Frau …».
In externen E-Mails wird die Ich-Form nur in seltenen Fällen verwendet, da wir im Auftrag des Unternehmens agieren.

Grussformel
​Analog zum übrigen Schriftgut schreiben wir in externen E-Mails: «Wir grüssen Sie freundlich.»
Bei internen E-Mails: «Ich grüsse dich freundlich.»​

Signatur
Die Signatur am Ende der E-Mail hat je nach Version folgende Elemente: «SVA Zürich», ein- oder zweiteilige Absenderinformation, Name der Verfasserin, des Verfassers der E-Mail mit ihrer oder seiner Funktion, Telefon (Direkt oder Team), E-Mail-Adresse (persönlich oder Team), Postadresse und Website. Welche Elemente aufgeführt sind, ist verbindlich geregelt. Für externe E-Mails stehen vier Signaturen zur Verfügung, für interne zwei.

• Anleitung: Signatur in Outlook (PDF)

Der Text ist linksbündig. Textabschnitte sind durch eine Leerzeile hervorzuheben. Die Schriftart ist Arial, die Farbe ist schwarz und die Schriftgrösse 10. Diese Vorgaben gelten auch für den Absendertext.

Zugriff auf Posteingang 
Für E-Mails gilt die Stellvertretungsregelung wie am Telefon. Bei Abwesenheiten liest eine Kollegin, ein Kollege die eingehenden E-Mails und entscheidet, was im Einzelfall zu tun ist.

• Der Zugriff auf geschäftliche E-Mail-Accounts ist jederzeit gewährleistet.
• Die Inbox jeder «@svazurich-Adresse» wird täglich geprüft.
• Die Stellvertretung für den E-Mail-Account funktioniert auch bei ungeplanten Abwesenheiten.

Wer auf E-Mails nicht innerhalb von 24 Stunden persönlich antworten kann, informiert über die Abwesenheit. Der Wortlaut für den Abwesenheits­assistenten ist verbindlich geregelt. Für Kurzabwesenheiten stehen Variante 1 und Variante 2 zur Wahl. Für längere Abwesenheiten gilt Variante 3. Andere Texte sind nicht zulässig.

Beim Kopieren dieser Vorlagen und Einsetzen in Outlook bitte darauf achten, dass Schriftart und -grösse stimmen: Arial, 10 Punkt.

Variante 1

Guten Tag

Vom 12. bis 18. September 2023 bin ich abwesend. Ihre Nachricht bearbeitet inzwischen mein Stellvertreter Sandro Keller, Telefon 044 448 xx xx, xxx@svazurich.ch.

Wir grüssen Sie freundlich.

SVA Zürich
Ausgleichskasse, Versicherungsbeiträge​

Petra Muster
Kundenberaterin
​_____________________

Direkt 044 448 xx xx
Mobile 076 xxx xx xx
xxx@svazurich.ch

SVA Zürich
Röntgenstrasse 17
Postfach
8087 Zürich
www.svazurich.ch

Variante 2

Guten Tag

Vom 12. bis 18. September 2023 bin ich abwesend.

Ihre Nachricht wird an meinen Stellvertreter Sandro Keller, Telefon 044 448 xx xx, xxx@svazurich.ch weitergeleitet.

Wir grüssen Sie freundlich.

SVA Zürich
Ausgleichskasse, Versicherungsbeiträge​

Petra Muster
Kundenberaterin
​_____________________

Direkt 044 448 xx xx
Mobile 076 xxx xx xx
xxx@svazurich.ch

SVA Zürich
Röntgenstrasse 17
Postfach
8087 Zürich
www.svazurich.ch

Variante 3 – Längere Abwesenheit

​Für Abwesenheiten von länger als einem Monat (Beispiel Mutterschaftsurlaub) ist folgender Text einzusetzen:

Guten Tag

Ich bin in Urlaub und kann Ihre Mail nicht persönlich beantworten. Ihre Nachricht wird an Sandro Keller, Telefon 044 448 xx xx, xxx@svazurich.ch weitergeleitet und bearbeitet.

Wir grüssen Sie freundlich.​

SVA Zürich
Ausgleichskasse, Versicherungsbeiträge​

Petra Muster
Kundenberaterin
_____________________

Direkt 044 448 xx xx
Mobile 076 xxx xx xx
xxx@svazurich.ch

SVA Zürich
Röntgenstrasse 17
Postfach
8087 Zürich
www.svazurich.ch

Der Charme der digitalen Kommunikation ist ihre Effizienz. Genau deshalb ist gesunde Skepsis angebracht. E-Mails sind aus Unternehmens­sicht ein erhebliches Sicherheits­risiko.

Nutzung von E-Mails
E-Mail-Accounts mit dem Absender «@svazurich.ch» dürfen gegen aussen ausschliesslich für geschäftliche Zwecke genutzt werden.

Privat darf die geschäftliche E-Mail-Adresse nur innerhalb der SVA Zürich genutzt werden.

Secure-Mail verwenden
Die gewöhnliche E-Mail ist mit einer offenen Postkarte zu vergleichen. Fallrelevante Informationen, persönliche Kunden­angaben und andere schützenswerte Daten dürfen deshalb nur via Secure-Mail verschickt werden.

Keine Kundenangaben in den Betreff
Auch mit der sicheren E-Mailzustellung ist der Betreff schon sichtbar bevor sich die Empfängerin, der Empfänger authentifizieren muss. Persönliche Kunden­angaben gehören deshalb nie in die Betreff­zeile.

Wer eine E-Mail schreibt, erwartet rasch eine Antwort. Auf eingehende E-Mails reagieren wir deshalb innerhalb von 24 Stunden. Wenn möglich, geben wir gleich die gewünschte Information. Ist dies nicht möglich, informieren wir zum weiteren Verlauf. Wir teilen mit, wer bei der SVA Zürich zuständig ist.