Human Resources hat es geschafft. Anfang Januar 2023, genau ein Jahr nach Projektstart, war das Go-live der neuen Online-Plattform HReasy. Das Fundament für die Digitalisierung der HR-Prozesse war gelegt. Bis Ende 2023 wurde das Self-Service-Angebot stetig ausgebaut.
Im Vorfeld der Einführung war HReasy regelmässig Thema in der Führungskommunikation und im Intranet der SVA Zürich. Das Interesse der Mitarbeitenden war geweckt, die Vorfreude auf die Einführung gross. Die Plattform konnte sich entsprechend schnell im Unternehmen etablieren. Die Zusammenarbeit mit Human Resources ist nicht nur digitaler, sondern vor allem unkomplizierter und effizienter geworden.
Persönliche Meldungen wie die Änderung des Zivilstands, die Geburt eines Kindes oder eine neue Bankverbindung etc. können auf der Plattform HReasy online gemacht werden. Die monatliche Lohnabrechnung wird seit Januar 2023 als PDF-Dokument und nicht mehr mit Briefpost zugestellt. Bis in den Spätherbst hinein kamen nach und nach neue Services dazu. So können Mitarbeitende nun auch den Antrag für die Änderung des Beschäftigungsgrads online einreichen, ebenso Anfragen für die Unterstützung einer Weiterbildung. Zusätzliche Ferientage, Barauszahlung oder halb-halb? Auch die Frage zum Bezug des Dienstaltersgeschenks wird als Online-Service abgewickelt. Anfang November konnte schliesslich auch die Spesenabrechnung digitalisiert werden. Damit wurde ein wichtiger Meilenstein erreicht.
«Die Qualität der neuen Online-Services stimmt.»
Die SVA Zürich hatte sich bei der Projektplanung bewusst für einen schrittweisen Ausbau der Self-Services entschieden. Das gab und gibt auch in Zukunft genügend Zeit, sich mit neuen Funktionen vertraut zu machen. Das Projekt hat so zwar eine längere Laufzeit, aber dies kommt auch Human Resources zugute. Das Projekt bindet erhebliche Personalressourcen, trägt aber mittel- und langfristig zur Effizienzsteigerung des HR-Teams bei.
Das Projekt war zwar von Anfang an in Etappen geplant gewesen, aber die Digitalisierung der HR-Prozesse braucht doch mehr Zeit als geplant. Die SVA Zürich erlebt aus der Kundenperspektive die Folgen des sich zuspitzenden Fachkräftemangels. Dieser zeigt sich akzentuiert im IT-Bereich. «Es ist zwar mehr Geduld gefragt, aber die Qualität der neuen Online-Services stimmt. Das ist entscheidend», ordnet Angela Peterelli, Leiterin Human Resources, ein.