Gestaltungsvorgaben unterstützen uns, die Unternehmensmarke «SVA Zürich» einheitlich umzusetzen. Deshalb gibt es für Briefe und E-Mails einheitliche Signaturvorgaben.
Kurz erklärt
Die SVA Zürich ist gross, ihr Auftrag vielfältig. Deshalb möchten wir der Empfängerin, dem Empfänger mit den Absenderinformationen Orientierung geben. Gestaltungsvorgaben unterstützen uns, die Unternehmensmarke «SVA Zürich» einheitlich umzusetzen. Wir nennen in Briefen und in E-Mails unseren Vornamen und Namen, sowie unsere Funktion in der SVA Zürich.
E-Mail-Signaturen
Wir schliessen E-Mails mit der vertrauten Grussformel ab. Je nach Kontext gibt es für die E-Mail-Signatur verschiedene Versionen. Welche Elemente aufgeführt sind, ist verbindlich geregelt. Die verfügbaren Signaturen sind in Outlook bereits hinterlegt. Sie müssen nur noch personalisiert werden. Zu beachten: In E-Mails verwenden wir die Schriftart Arial, Schriftgrösse 10.
Persönliche Signatur für interne E-Mails
Erstkontakt oder selten Diese Signatur enthält die vollständigen Angaben zur Absenderin, zum Absender – mit Organisationseinheit und Funktion.
In Outlook hinterlegt als: 2_int_Erstkontakt, selten
Häufiger Kontakt Diese Signatur enthält nur den Vornamen sowie Telefonnummer(n) und E-Mail-Adresse.
In Outlook hinterlegt als: 4_int_häufiger Kontakt
Persönliche Signatur für externe E-Mails
Die persönliche Signatur ist der Standard für externe E-Mails. Sie enthält die persönliche Telefonnummer und die persönliche E-Mail-Adresse. Es gibt sie in einer Variante für den erstmaligen oder seltenen Kontakt und in einer Variante für häufige Kontakte. Die beiden Varianten unterscheiden sich in der Grussformel und in der Angabe der Funktion. Bei Ärztinnen und Ärzten sowie Juristinnen und Juristen steht in der Namenszeile auch der akademische Titel. Beispiel: Dr. med. Petra Muster.
Team-Signatur
Die Team-Signatur steht ergänzend zur Verfügung. Sie enthält die Team-Telefonnummer und den Link zu unseren Kontaktformularen. Wo diese Signatur im Geschäftsprozess eingesetzt wird, entscheidet die Kernprozessleitung. Bei Ärztinnen und Ärzten sowie Juristinnen und Juristen steht in der Namenszeile auch der akademische Titel. Beispiel: Dr. med. Petra Muster.
In Outlook hinterlegt als: 5_ext_Signatur für Team
Automatische Eingangsbestätigung für Gruppen-Postfächer
Die automatische Eingangsbestätigung wird ausschliesslich für Gruppen-Postfächer eingesetzt. Sie ist nicht zu verwechseln mit der persönlichen Abwesenheitsnotiz.
In Outlook hinterlegt als: 6_ext_Autoreply für Team
Signaturen im Word
Struktur Briefkopf
Allgemein
Struktur Briefkopf
Persönlicher Absender
Struktur Briefkopf
Unpersönlicher Absender
Abschluss des Briefs
«Wir grüssen Sie freundlich»
Unterhalb der Wortmarke «SVA Zürich» sind die ergänzenden Absenderinformationen positioniert. IV-Stelle, Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse haben zwei Informationszeilen, alle anderen Funktionsbezeichnungen nur eine. Wir unterscheiden beim Briefkopf zwischen Absender persönlich und Absender unpersönlich.
Beim persönlichen Absender – unser Standard – nennen wir Vorname und Name der zuständigen Mitarbeiterin, des zuständigen Mitarbeiters sowie die persönliche Telefonnummer (Direkt) und die persönliche E-Mail-Adresse. Bei Ärztinnen und Ärzten sowie Juristinnen und Juristen steht in der Namenszeile auch der akademische Titel. Beispiel: Dr. med. Petra Muster.
Beim unpersönlichen Absender nennen wir die unpersönliche Telefonnummer (Team) und die Gruppen-E-Mail-Adresse.
Wir schliessen Briefe mit der vertrauten Grussformel ab. Die Signatur am Schluss des Briefes hat folgende Elemente: «SVA Zürich», die ein- oder zweiteilige Absenderinformation, und nach zwei Leerzeilen (für die Unterschrift) der Name der Verfasserin, des Verfassers des Schreibens mit ihrer oder seiner Funktion. Bei Ärztinnen und Ärzten sowie Juristinnen und Juristen steht in der Namenszeile auch der akademische Titel. Beispiel: Dr. med. Petra Muster.
Beispiel:
Wir grüssen Sie freundlich.
SVA Zürich
Ausgleichskasse, Versicherungsbeiträge
*Unterschrift, zwei Leerzeilen (Standard) /
Ohne Unterschrift, eine Leerzeile*
