Die SVA Zürich hat einen verbindlichen Standard für Briefgestaltung und -schreibung.
Kurz erklärt
In der Fallbearbeitung stehen zwar Vorlagen mit Textbausteinen zur Verfügung, aber häufig müssen wir individuelle Briefe verfassen. Als Basis dienen die Vorlagen im Word unter «Neu > SVAZH externe Vorlagen». Es gibt diese Vorlage in drei Varianten: neutral, mit AHV-Nummer und mit Abrechnungsnummer.
SVA1000_Standardbrief
SVA1010_Standardbrief_mit_AHVNR
SVA1010_Standardbrief_mit_ABRNR
In den Vorlagen sind alle technischen Einstellungen hinterlegt. Ein Teil der Vorlagen arbeitet mit der Tool-Funktion, welche das Einfügen von Tabellen, QR-Codes oder Titeln vereinfacht.
Bestandteile und Struktur unserer Briefe
Briefkopf
Absender persönlich / Absender unpersönlich
Empfängerfeld
Betreff
Klarheit auf einen Blick
Anrede
«Guten Tag»
Einstieg
Orientierung geben
Entscheide
Immer begründen
Ausblick
Perspektive geben
Briefabschluss und Absenderformel
«Wir grüssen Sie freundlich.»
Signatur
Absenderinformation
Unterhalb der Wortmarke «SVA Zürich» sind die ergänzenden Absenderinformationen positioniert. IV-Stelle, Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse haben zwei Informationszeilen, alle anderen Organisationsbezeichnungen nur eine. Wir unterscheiden beim Briefkopf zwischen Absender persönlich und Absender unpersönlich.
Die Anleitung zeigt, was für Word-Briefe gilt. Sie erklärt anhand der Wordvorlage «Standardbrief» die Darstellung der Absenderinformationen im Briefkopf und die Signatur am Schluss des Briefes.
Einschreiben Vertraulich (optional)
Prof. Dr. Daniela Muster
Hans Müller (Doppeladressat,- adressatin)
Musterstrasse 14
8000 Zürich
Frankatur-Vorgaben sind im Tool-Kit hinterlegt.
Wir formulieren einen aussagekräftigen zweiteiligen Betreff.
Vor dem Doppelpunkt geben wir das Thema bekannt. Um was geht es? Was ist das Thema?
Nach dem Doppelpunkt konkretisieren wir das Thema, so dass bei der oder dem Angesprochenen ein kleiner Aha-Effekt entstehe. Was wird verlangt? Was wurde entschieden? Was ist zu tun?
Für Briefe mit dem Absender SVA Zürich sind Begrüssung und Verabschiedung verbindlich geregelt. Wir eröffnen mit «Guten Tag».
Formelle Anredeformen
Guten Tag
Guten Tag Frau Muster
Guten Tag Herr Muster
Guten Tag Frau Dr. Meier
Guten Tag Herr Prof. Dr. Bucher
Guten Tag Frau Bundesrätin Müller
Guten Tag Herr Präsident
Warum schreiben wir? Wo im Geschäftsprozess stehen wir gerade? Wichtiges gehört an den Anfang des Briefs. Wir fragen uns: Was interessiert die Empfängerin, den Empfänger des Briefs?
Wir machen Entscheide und Erwartungen der SVA Zürich nachvollziehbar. Angaben zu Gesetzesartikeln bringen wir erst am Schluss eines Satzes in Klammern. Ganz zuletzt im Brief kommen die Ausführungen zu den rechtlichen Grundlagen.
Wir lassen die Kundin und den Kunden nicht mit Fragen zurück. Die Grussformel kommt erst dann, wenn wir über einen Ausblick zum weiteren Vorgehen gegeben haben. Im Minimum teilen wir den Kontakt für weitere Fragen mit.
Wir verabschieden uns im Namen des Unternehmens. Deshalb wählen wir die Wir-Form: «Wir grüssen Sie freundlich.»
Für Briefe und E-Mails gelten einheitliche Signaturvorgaben.
Im Menü «SVA Schriftgut-Elemente» sind die Gestaltungsmöglichkeiten für Briefe hinterlegt.
Standardmässig ist der Brief als A-Post frankiert.
Wir haben zwei Gestaltungsregeln für Untertitel: Eine Leerzeile vor Untertitel Keine Leerzeile nach Untertitel Zwei Leerzeilen vor Untertitel mit Blickfang-Element
Wir verwenden in Briefen die Schriftart SVA Rotis, 11 Punkt. 9.5 Punkt ist die Schriftgrösse im Absenderblock.
Wir verwenden ausschliesslich die hinterlegten Aufzählungszeichen.
Wir haben einen Standard für den Einsatz von QR-Codes in Briefen.
Es stehen vier Tabellenformate zur Verfügung. Die Wörter können nach Bedarf fett gesetzt werden. Standardmässig sind keine Tabellenköpfe hinterlegt, mit Ausnahme der 4-spaltigen Tabelle. Tabellenköpfe haben die Schriftgrösse 9.5 Punkt.
Formale Vorgaben für die Briefschreibung.
Best practice
Empfehlungen für die Textarbeit
Wir bringen unsere Anliegen auf den Punkt. Damit uns das gelingt, gehen wir vor dem Schreiben die folgenden Fragen gedanklich durch:
Könnten wir telefonieren statt schreiben?
Was ist der Auslöser für das Schreiben?
Was ist unsere Kernbotschaft für die Leserin und den Leser?
Welches sind die wichtigsten Inhaltspunkte?
Wie geht der Prozess nach dem Schreiben weiter?
Unverzichtbar: Der Qualitätscheck
So viel Zeit muss immer sein: Nach dem Schreiben führen wir immer einen Qualitätscheck für Rechtschreibung und Grammatik durch. Schreiben evtl. einer Teamkollegin oder einem -kollegen geben und Feedback einholen.
Download
Die Anleitung zeigt, was für Standardbriefe gilt. Sie erklärt anhand der internen Wordvorlage «Standardbrief» die Darstellung der Absenderinformationen im Briefkopf und die Signatur am Schluss des Briefes.
